رہنمائی › اپائنٹمنٹس اور فرنٹ ڈیسک
وقت بدلنا، منسوخ کرنا اور نہ آنے والوں کا ریکارڈ
ہر اپائنٹمنٹ اسٹیٹس کا مطلب کیا ہے، وزٹ Scheduled سے Completed تک کیسے پہنچتا ہے، اور وقت کیسے بدلیں، منسوخ کیسے کریں یا کلائنٹ کے نہ آنے کا ریکارڈ کیسے رکھیں۔
ہر بُکنگ کا ایک اسٹیٹس ہوتا ہے، اور اس کے Appointment Details پینل کے بٹن اسی کے ساتھ بدلتے ہیں۔ بُکنگز کو جوں کا توں چھوڑنے کے بجائے جو اصل میں ہوا وہ درج کرنا ہی آپ کی اپائنٹمنٹس رپورٹ اور نہ آنے والوں کے اعداد و شمار کو قابلِ اعتماد بناتا ہے۔
ہر اسٹیٹس کا مطلب
| اسٹیٹس | مطلب |
|---|---|
| Scheduled | بُک ہو گئی، لیکن ابھی کلائنٹ سے کنفرم نہیں ہوئی۔ آپ کی ویب سائٹ سے آنے والی بُکنگز اسی حالت میں آتی ہیں۔ |
| Confirmed | کلائنٹ نے تصدیق کر دی ہے کہ وہ آ رہا ہے۔ |
| Checked In | کلائنٹ پہنچ گیا ہے اور انتظار کر رہا ہے۔ |
| In Progress | سروس شروع ہو گئی ہے۔ |
| Completed | وزٹ مکمل ہو گیا اور بل بن گیا۔ |
| Cancelled | بُکنگ منسوخ کر دی گئی۔ اسٹائلسٹ کا وقت پھر سے خالی ہے۔ |
| No Show | کلائنٹ نہیں آیا۔ اسٹائلسٹ کا وقت پھر سے خالی ہے۔ |
عام ترتیب
Scheduled → Confirmed → Checked In → In Progress → Completed.
- Confirm Appointment اس Scheduled بُکنگ پر نظر آتا ہے جس کی تاریخ نہیں گزری۔
- Check In Customer Confirmed بُکنگ پر اس کے دن نظر آتا ہے۔ Scheduled کلائنٹ کا چیک اِن Working Queue سے سیدھا بھی ہو سکتا ہے؛ دیکھیں Working Queue۔
- Start Service کلائنٹ کا چیک اِن ہونے کے بعد نظر آتا ہے۔
- Checkout to POS سروس جاری ہونے کے دوران نظر آتا ہے۔ بل مکمل ہونے پر بُکنگ Completed ہو جاتی ہے؛ دیکھیں چیک آؤٹ۔
چیک اِن، سروس شروع کرنا اور مکمل کرنا صرف بُکنگ کی اپنی تاریخ پر ہو سکتے ہیں: آپ کل کے کلائنٹ کا چیک اِن آج نہیں کر سکتے۔ Completed، Cancelled اور No Show آخری اسٹیٹس ہیں اور واپس نہیں ہو سکتے، اس لیے اگر غلطی سے منسوخ کر دیں تو کلائنٹ کو دوبارہ بُک کریں۔
Reschedule
جب کلائنٹ کو کوئی اور وقت یا اسٹائلسٹ چاہیے تو اسے استعمال کریں۔ یہ تب دستیاب ہے جب بُکنگ Scheduled، Confirmed یا Checked In ہو۔
- بُکنگ کھولیں اور Reschedule پر کلک کریں۔
- Reschedule Appointment میں نئی Date اور Start Time لگائیں۔
- Service Line Items کے نیچے ہر سروس اپنا دورانیہ اور ان سب لوگوں کی اسٹاف لسٹ دکھاتی ہے جو وہ سروس کرتے ہیں۔ وہی اسٹائلسٹ رکھیں یا کوئی اور چنیں۔
- Confirm Reschedule پر کلک کریں۔
StyleDesk چیک کرتا ہے کہ اسٹائلسٹ اس برانچ میں کام کرتا ہے، نئے وقت پر ڈیوٹی پر ہے اور چھٹی پر نہیں، اور فارغ ہے؛ اگر نہیں تو وہ بتاتا ہے کہ اسٹائلسٹ دستیاب نہیں اور کچھ نہیں بدلتا۔ آپ بُکنگ کو ماضی میں نہیں لے جا سکتے۔ قیمت وہی رہتی ہے جو بتائی گئی تھی۔
جو بُکنگ Confirmed یا Checked In تھی وہ وقت بدلنے پر واپس Scheduled ہو جاتی ہے، کیونکہ کلائنٹ نے ابھی نئے وقت پر رضامندی نہیں دی۔ رضامندی ملنے پر اسے دوبارہ کنفرم کریں۔ سروس یا کسٹمر بھی بدلنا ہو تو کنفرم کرنے سے پہلے Edit details استعمال کریں۔
Cancel
- بُکنگ کھولیں اور Cancel پر کلک کریں۔
- سوال Are you sure you want to cancel this appointment? کا جواب دیں (یعنی کیا آپ واقعی یہ اپائنٹمنٹ منسوخ کرنا چاہتے ہیں؟)۔
Cancel تب دستیاب ہے جب بُکنگ Scheduled، Confirmed یا Checked In ہو۔ بُکنگ کسٹمر کی طرف سے منسوخ شدہ کے طور پر درج ہوتی ہے، اس کی ہر سروس منسوخ ہو جاتی ہے، اور وقت کسی اور بُکنگ کے لیے خالی ہو جاتا ہے۔ یہ Cancelled کے رنگ میں کیلنڈر پر رہتی ہے۔
No Show
جو Scheduled یا Confirmed کلائنٹ آیا ہی نہیں، اس کے لیے بُکنگ پینل سے یا Working Queue کے Action Required حصے سے No Show استعمال کریں اور تصدیق کریں۔ چیک اِن ہونے کا مطلب ہے کہ کلائنٹ پہنچ چکا ہے، اس لیے اس کے بعد StyleDesk No Show قبول نہیں کرتا؛ اگر وہ سروس سے پہلے چلا جائے تو Cancel استعمال کریں۔
مالک، مینیجر اور ریسیپشنسٹ یہ سب کر سکتے ہیں۔ چھوٹی ہوئی اپائنٹمنٹس کم کرنے کی عادتوں کے لیے دیکھیں نہ آنے والے کلائنٹس کیسے کم کریں۔