إعادة الجدولة والإلغاء وتسجيل عدم الحضور
ما معنى كل حالة من حالات الموعد، وكيف تنتقل الزيارة من Scheduled إلى Completed، وكيف تعيد الجدولة أو تلغي أو تسجّل عدم الحضور.
لكل حجز حالة، وتتغير الأزرار في لوحة Appointment Details الخاصة به تبعًا لها. تسجيل ما حدث فعلًا، بدل ترك الحجوزات على حالها، هو ما يجعل تقرير المواعيد وأرقام عدم الحضور جديرة بالقراءة.
معنى كل حالة
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| Scheduled | محجوز، لكن لم يُؤكَّد مع العميل بعد. تصل الحجوزات من موقعك بهذه الحالة. |
| Confirmed | أكّد العميل أنه قادم. |
| Checked In | وصل العميل وهو ينتظر. |
| In Progress | بدأت الخدمة. |
| Completed | انتهت الزيارة وصدرت فاتورتها. |
| Cancelled | أُلغي الحجز. وقت المصفف متاح من جديد. |
| No Show | لم يحضر العميل. وقت المصفف متاح من جديد. |
المسار المعتاد
Scheduled → Confirmed → Checked In → In Progress → Completed.
- يظهر Confirm Appointment على حجز Scheduled لم يمضِ تاريخه.
- يظهر Check In Customer على حجز Confirmed في يومه. ويمكن أيضًا تسجيل وصول عميل Scheduled مباشرة من Working Queue؛ انظر Working Queue.
- يظهر Start Service بعد تسجيل وصول العميل.
- يظهر Checkout to POS أثناء الخدمة الجارية. يصبح الحجز Completed عند اكتمال الفاتورة؛ انظر الدفع.
تسجيل الوصول وبدء الخدمة وإكمالها لا تعمل إلا في تاريخ الحجز نفسه: لا يمكنك تسجيل وصول عميل الغد اليوم. الحالات Completed وCancelled وNo Show نهائية ولا يمكن التراجع عنها، فإذا ألغيت حجزًا بالخطأ فاحجز للعميل من جديد.
Reschedule
استخدمه عندما يريد العميل وقتًا أو مصففًا آخر. يكون متاحًا ما دام الحجز Scheduled أو Confirmed أو Checked In.
- افتح الحجز وانقر Reschedule.
- في Reschedule Appointment، اضبط Date وStart Time الجديدين.
- تحت Service Line Items، تعرض كل خدمة مدتها وقائمة موظفين بكل من يقدمها. أبقِ المصفف أو اختر غيره.
- انقر Confirm Reschedule.
يتحقق StyleDesk من أن المصفف يعمل في الفرع، وأنه في دوامه وليس في إجازة في الوقت الجديد، وأنه متاح؛ وإلا فإنه يخبرك بأن المصفف غير متاح ولا يتغير شيء. لا يمكنك نقل حجز إلى الماضي. يبقى السعر كما قُدّم.
الحجز الذي كان Confirmed أو Checked In يعود إلى Scheduled عند نقله، لأن العميل لم يوافق بعد على الوقت الجديد. أكّده مجددًا بعد موافقته. ولتغيير الخدمة أو العميل أيضًا، استخدم Edit details قبل التأكيد.
Cancel
- افتح الحجز وانقر Cancel.
- أجب عن السؤال Are you sure you want to cancel this appointment? (أي: هل أنت متأكد أنك تريد إلغاء هذا الموعد؟).
يكون Cancel متاحًا ما دام الحجز Scheduled أو Confirmed أو Checked In. يُسجَّل الحجز على أن العميل ألغاه، وتُلغى كل خدمة فيه، ويتحرر الوقت لحجز آخر. ويبقى على التقويم بلون Cancelled.
No Show
استخدم No Show لعميل Scheduled أو Confirmed لم يصل أبدًا، من لوحة الحجز أو من قسم Action Required في Working Queue، ثم أكّد. بعد تسجيل وصول العميل يكون قد حضر، لذا يرفض StyleDesk تسجيل No Show؛ استخدم Cancel إذا غادر قبل الخدمة.
يستطيع المالكون والمديرون وموظفو الاستقبال فعل كل ذلك. وللعادات التي تقلل المواعيد الفائتة، انظر كيف تقلل المواعيد الفائتة.