حاضری کے ایکسیپشنز چیک کرنا اور ٹائم شیٹس منظور کرنا
مالکان اور مینیجرز دیر سے آنا، غیر حاضری اور چھوٹا ہوا کلاک آؤٹ کیسے پکڑیں، ٹائم شیٹ کیسے درست کریں، اور مکمل شفٹس کیسے منظور کریں۔
کلاک اِن کرنا اسٹاف کا کام ہے؛ ریکارڈ چیک کرنا آپ کا۔ سائیڈبار میں Attendance کے نیچے دو صفحے یہ کام کرتے ہیں: Exceptions دکھاتا ہے کہ آج کس چیز پر توجہ چاہیے، اور Pending Approvals وہ جگہ ہے جہاں آپ مکمل شفٹس کی تصدیق کرتے ہیں۔ دونوں مالکان اور مینیجرز کے لیے ہیں، Pro اور Business پلانز پر۔
Exceptions: آج ایک نظر میں
Exceptions Dashboard ہر اس اسٹاف ممبر کا ایک کارڈ دکھاتا ہے جو آج شیڈول ہے یا کلاک اِن کر چکا ہے، اور اوپر کاؤنٹرز ہوتے ہیں۔
| اسٹیٹس | مطلب |
|---|---|
| Forgot Checkout | کل ان کی شفٹ خود بند ہو گئی کیونکہ انہوں نے کلاک آؤٹ نہیں کیا تھا، اور آج انہوں نے کلاک اِن نہیں کیا۔ |
| Late | انہوں نے اپنے ہفتہ وار اوقات کے شروع کے وقت کے بعد کلاک اِن کیا۔ کارڈ بتاتا ہے کہ کتنے منٹ دیر سے۔ |
| Absent | وہ آج شیڈول ہیں لیکن ابھی کلاک اِن نہیں کیا۔ اس میں وہ لوگ بھی شامل ہیں جن کی شفٹ ابھی شروع نہیں ہوئی۔ |
| Working | کلاک اِن ہیں اور فلور پر ہیں۔ |
| On Break | بریک پر ہیں، اور ساتھ یہ کہ بریک کتنی دیر سے جاری ہے۔ |
| Completed | آج شفٹ ختم ہو گئی، کام کے گھنٹوں کے ساتھ۔ |
سب سے ضروری کارڈ پہلے آتے ہیں۔ لسٹ مختصر کرنے کے لیے Branch، Staff اور Status استعمال کریں، پھر Apply Filters۔ All clear کا مطلب ہے کہ کچھ میچ نہیں ہوا۔ مینیجرز اپنی برانچ کا اسٹاف دیکھتے ہیں؛ مالکان ہر برانچ۔
Late اور Absent ہر شخص کے ہفتہ وار اوقات پر منحصر ہیں، اس لیے انہیں تازہ رکھیں۔ دیکھیں اسٹاف کے کام کے اوقات طے کرنا۔
Pending Approvals: مکمل شفٹس کی تصدیق
ہر مکمل شفٹ یہاں Pending Approval کے طور پر انتظار کرتی ہے۔ ٹیبل میں Employee، Branch، Date، کلاک اِن اور کلاک آؤٹ کے اوقات، منٹوں میں Working Hours اور Status ہوتے ہیں۔ Forgot Checkout بیج خود بند ہونے والی شفٹ کی نشاندہی کرتا ہے۔
Employee، Status (Pending یا Approved)، اور ایک ساتھ Start Date اور End Date سے فلٹر کریں، پھر Filter پر کلک کریں۔ مینیجرز صرف اپنی برانچ دیکھتے ہیں۔
شفٹ منظور کریں
- دیکھ لیں کہ اوقات درست لگ رہے ہیں۔
- Approve پر کلک کریں اور تصدیق کریں۔ اسٹیٹس Approved ہو جاتا ہے۔
StyleDesk ایسی شفٹ منظور کرنے سے انکار کرتا ہے جس میں کلاک اِن یا کلاک آؤٹ نہ ہو، یا جس میں بریک شروع ہوئی ہو مگر کبھی ختم نہ ہوئی ہو۔ پہلے اسے درست کریں۔
ارادہ بدل گیا؟
منظور شدہ شفٹ پر Unapprove پر کلک کریں اور تصدیق کریں۔ یہ واپس Pending ہو جاتی ہے اور پھر سے درست کی جا سکتی ہے۔ نامنظور کرنے کا کوئی بٹن نہیں: غلط اوقات والی شفٹ درست کی جاتی ہے، پھینکی نہیں جاتی۔
ٹائم شیٹ درست کریں
- پینڈنگ شفٹ پر Correct پر کلک کریں۔ Correct Timesheet ونڈو اصل اوقات کے ساتھ نئے اوقات کے خانے دکھاتی ہے۔
- New Clock In (لازمی) طے کریں اور ضرورت کے مطابق New Clock Out، New Break Start اور New Break End۔
- کم از کم 10 حروف کی Reason for Correction لکھیں، جیسے "کلاک آؤٹ بھول گئے، 7 PM پر گئے"۔
- Save Correction پر کلک کریں۔ کام کے منٹ دوبارہ حساب ہو جاتے ہیں۔
- اوقات ترتیب میں ہونے چاہئیں: کلاک اِن، بریک شروع، بریک ختم، کلاک آؤٹ۔
- منظور شدہ شفٹ درست نہیں کی جا سکتی؛ پہلے اس کی منظوری واپس لیں۔
- ہر درستی آڈٹ ٹریل میں آپ کے نام، پرانے اور نئے اوقات اور آپ کی وجہ کے ساتھ محفوظ رہتی ہے۔