مراجعة استثناءات الحضور واعتماد سجلات الدوام
كيف يرصد المالكون والمديرون التأخر والغياب ونسيان تسجيل الانصراف، ويصححون سجل الدوام، ويعتمدون الورديات المنتهية.
تسجيل الحضور مهمة الموظفين؛ ومراجعة السجل مهمتك. تتولى ذلك صفحتان تحت Attendance في الشريط الجانبي: Exceptions تعرض ما يحتاج إلى انتباه اليوم، وPending Approvals هي المكان الذي تؤكد فيه الورديات المنتهية. كلتاهما للمالكين والمديرين، في خطتي Pro وBusiness.
Exceptions: اليوم بنظرة واحدة
تعرض Exceptions Dashboard بطاقة لكل موظف مجدول اليوم أو سجّل حضوره، مع عدادات في الأعلى.
| الحالة | معناها |
|---|---|
| Forgot Checkout | أُغلقت ورديته أمس تلقائيًا لأنه لم يسجّل انصرافه، ولم يسجّل حضوره اليوم. |
| Late | سجّل حضوره بعد وقت البداية في ساعاته الأسبوعية. تذكر البطاقة كم دقيقة تأخر. |
| Absent | مجدول اليوم لكنه لم يسجّل حضوره بعد. يشمل ذلك من لم تبدأ ورديتهم بعد. |
| Working | سجّل حضوره وهو في الصالة. |
| On Break | في استراحته، مع مدة استمرارها حتى الآن. |
| Completed | انتهت ورديته اليوم، مع ساعات العمل. |
تأتي البطاقات الأكثر إلحاحًا أولًا. استخدم Branch وStaff وStatus، ثم Apply Filters، لتضييق القائمة. All clear تعني أن لا شيء يطابق. يرى المديرون موظفي فرعهم؛ ويرى المالكون كل الفروع.
تعتمد Late وAbsent على الساعات الأسبوعية لكل شخص، فأبقها محدّثة. انظر ضبط ساعات عمل الموظفين.
Pending Approvals: تأكيد الورديات المنتهية
كل وردية منتهية تنتظر هنا بحالة Pending Approval. يعرض الجدول Employee وBranch وDate ووقتي الحضور والانصراف وWorking Hours بالدقائق وStatus. شارة Forgot Checkout تميّز وردية أُغلقت تلقائيًا.
صفِّ حسب Employee وStatus (Pending أو Approved)، وStart Date وEnd Date معًا، ثم انقر Filter. يرى المديرون فرعهم فقط.
اعتمد وردية
- تحقق من أن الأوقات تبدو صحيحة.
- انقر Approve وأكّد. تتغير الحالة إلى Approved.
يرفض StyleDesk اعتماد وردية ينقصها تسجيل حضور أو انصراف، أو فيها استراحة بدأت ولم تنتهِ. صحّحها أولًا.
غيّرت رأيك؟
في وردية معتمدة، انقر Unapprove وأكّد. تعود إلى Pending ويمكن تصحيحها مجددًا. لا يوجد زر رفض: الوردية ذات الأوقات الخاطئة تُصحَّح، ولا تُرمى.
صحّح سجل الدوام
- انقر Correct على وردية معلّقة. تعرض نافذة Correct Timesheet الأوقات الأصلية بجوار خانات للأوقات الجديدة.
- اضبط New Clock In (مطلوب)، وحسب الحاجة New Clock Out وNew Break Start وNew Break End.
- اكتب Reason for Correction من 10 أحرف على الأقل، مثل "نسي تسجيل الانصراف، غادر في 7 PM".
- انقر Save Correction. يُعاد حساب دقائق العمل.
- يجب أن تكون الأوقات بالترتيب: الحضور، بداية الاستراحة، نهاية الاستراحة، الانصراف.
- لا يمكن تصحيح وردية معتمدة؛ ألغِ اعتمادها أولًا.
- يُحفظ كل تصحيح في سجل التدقيق مع اسمك والأوقات القديمة والجديدة وسببك.