رہنمائی › انوینٹری

ایکسل سے پروڈکٹس اور سپلائرز امپورٹ کرنا

اپنی پوری پروڈکٹ لسٹ، قیمتوں، اوپننگ اسٹاک، ری آرڈر لیولز، برانڈز، کیٹیگریز اور سپلائرز سمیت، ایک ایکسل فائل سے StyleDesk میں کیسے لائیں۔

چند سو پروڈکٹس ایک ایک کر کے لکھنے میں پوری دوپہر لگ جاتی ہے۔ ایکسل امپورٹ سے چند منٹ لگتے ہیں: ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں، بھریں، چیک کریں اور امپورٹ کریں۔ کچھ محفوظ ہونے سے پہلے آپ ہر قطار دیکھتے ہیں، اور ایک ہی فائل دو بار اپ لوڈ کرنے سے ڈپلیکیٹ نہیں بنتے۔

1. ٹیمپلیٹ حاصل کریں

1. Inventory → Products کھولیں اور Import from Excel دبائیں۔
2. شروع کرنے سے پہلے صفحے کے اوپر وہ برانچ چنیں جس کا اوپننگ اسٹاک اور ری آرڈر لیولز ہیں (دیکھیں برانچ بدلنا)۔ All Branches منتخب ہو تو یہ کالم نظر انداز ہو جاتے ہیں۔
3. 1. Get the template کے نیچے Download template (.xlsx) دبائیں۔

ورک بک میں چار شیٹس ہیں، Products، Brands، Categories اور Suppliers، اور ساتھ ایک How to use شیٹ۔ عموماً آپ کو صرف Products شیٹ چاہیے: پروڈکٹ کی قطار پر لکھا برانڈ، کیٹیگری یا سپلائر نیا ہو تو آپ کے لیے بن جاتا ہے۔ ہیڈرز کے نیچے سرمئی مثالی قطاریں اپ لوڈ پر چھوڑ دی جاتی ہیں؛ انہیں بدل دیں یا ڈیلیٹ کر دیں۔

Products کے کالم

ایکسل میں Barcode کالم کو Text فارمیٹ دیں تاکہ لمبے نمبر چھوٹے نہ ہوں۔ شیٹس اور کالمز کے نام جوں کے توں رکھیں۔

2. اپ لوڈ کریں اور چیک کریں

1. 2. Upload your file کے نیچے اپنی .xlsx فائل چنیں اور Check file دبائیں۔ ابھی کچھ محفوظ نہیں ہوا۔
2. Preview ہر شیٹ کا خلاصہ دکھاتا ہے (New، Updated، No change، Needs fixing) اور پھر ہر قطار اس کے نتیجے اور نوٹس کے ساتھ، جیسے دیا گیا SKU یا آپ کی برانچ میں جانے والا اوپننگ اسٹاک۔
3. اگر کسی قطار کو درستی کی ضرورت ہو تو مسائل شیٹ اور قطار نمبر کے ساتھ اوپر درج ہوتے ہیں۔ انہیں اپنی فائل میں درست کریں اور Upload a corrected file دبائیں۔ جب تک ہر قطار درست نہ ہو، کچھ امپورٹ نہیں ہوتا۔
4. جب پیش منظر صاف ہو تو Import now دبائیں۔ آپ واپس لسٹ پر پہنچ جاتے ہیں اور ایک پیغام بتاتا ہے کہ کتنی پروڈکٹس شامل اور اپ ڈیٹ ہوئیں۔

موجودہ پروڈکٹس کیسے ملائی جاتی ہیں

• جس قطار کا SKU، بارکوڈ یا بالکل وہی نام کسی موجودہ پروڈکٹ سے ملے، وہ نئی پروڈکٹ شامل کرنے کے بجائے اسی پروڈکٹ کو اپ ڈیٹ کرتی ہے۔
• خالی خانے موجودہ قدر برقرار رکھتے ہیں، اس لیے قیمتیں بدلنے کے لیے آپ صرف نام اور نئی ریٹیل قیمت اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔
• Opening Stock صرف پروڈکٹ بنتے وقت استعمال ہوتا ہے۔ موجودہ پروڈکٹ کا اسٹاک بدلنے کے لیے اسٹاک ایڈجسٹمنٹ یا پرچیز آرڈر استعمال کریں۔
• ہر شیٹ میں 1,000 قطاروں تک، اور 2 MB تک کی فائلیں۔

سپلائرز، برانڈز اور کیٹیگریز الگ سے

Suppliers، Brands اور Categories صفحات میں سے ہر ایک کا اپنا Import from Excel بٹن ہے جس کے ساتھ ایک شیٹ والا ٹیمپلیٹ آتا ہے۔ جو نام پہلے سے موجود ہو وہ دوبارہ شامل نہیں ہوتا؛ سپلائرز کے لیے فون، ای میل اور پتہ شیٹ سے اپ ڈیٹ ہو جاتے ہیں۔

مالکان اور مینیجرز امپورٹ کر سکتے ہیں۔ کسٹمرز، سروسز اور اسٹاف امپورٹ کرنے کے لیے دیکھیں ایکسل امپورٹس۔