رہنمائی › انوینٹری

پرچیز آرڈرز سے اسٹاک منگوانا

سپلائر کے ساتھ پرچیز آرڈر کیسے بنائیں، پروڈکٹس اور لاگت کیسے شامل کریں، اسے سبمٹ کریں، اور ڈیلیوری کو برانچ کے اسٹاک میں کیسے وصول کریں۔

پرچیز آرڈر (PO) ریکارڈ کرتا ہے کہ آپ نے سپلائر سے کیا منگوایا، کس برانچ کے لیے اور کس لاگت پر۔ جب ڈیلیوری آتی ہے تو PO وصول کرنے سے ایک ہی قدم میں اسٹاک اس برانچ میں شامل ہو جاتا ہے اور آپ کی لاگت کی قیمتیں تازہ رہتی ہیں۔

پرچیز آرڈر کے مراحل

• Draft: آپ ابھی پروڈکٹس شامل کر رہے ہیں۔ اسٹاک پر کوئی اثر نہیں ہوا۔
• Submitted: آرڈر حتمی ہے اور سپلائر کو بھیج دیا گیا ہے۔ مزید پروڈکٹس شامل نہیں کی جا سکتیں۔
• Received: ڈیلیوری درج ہو چکی ہے اور اسٹاک شامل ہو گیا ہے۔

آرڈر بنائیں

1. Inventory → Purchase Orders کھولیں اور New Purchase Order دبائیں (یا Inventory ڈیش بورڈ پر New PO)۔
2. Supplier اور Receiving Branch چنیں، یعنی وہ برانچ جہاں سامان پہنچے گا۔ سپلائر کا آپ کی سپلائر لسٹ میں پہلے سے ہونا ضروری ہے۔
3. Create Draft PO دبائیں۔ PO کا صفحہ اس کے نمبر (مثلاً PO-00001) اور Draft اسٹیٹس کے ساتھ کھلتا ہے۔

پروڈکٹس شامل کریں

1. Line Items ٹیب پر ایک Product چنیں۔ لسٹ ہر پروڈکٹ کی موجودہ لاگت دکھاتی ہے۔
2. Quantity لکھیں۔ Unit Cost میں پروڈکٹ کی موجودہ لاگت کی قیمت پہلے سے بھری ہوتی ہے؛ اگر سپلائر نے مختلف قیمت بتائی ہو تو اسے بدل دیں۔
3. Add Item دبائیں۔ ہر پروڈکٹ کے لیے یہی کریں۔ Total PO Amount ساتھ ساتھ اپ ڈیٹ ہوتا رہتا ہے۔

لائنیں غور سے چیک کریں: ایک بار شامل ہونے کے بعد کوئی لائن نہ بدلی جا سکتی ہے نہ آرڈر سے ہٹائی جا سکتی ہے۔

آرڈر سبمٹ کریں

لسٹ مکمل ہو جائے تو Submit PO دبائیں۔ اسٹیٹس Submitted ہو جاتا ہے اور آرڈر لاک ہو جاتا ہے۔ Overview ٹیب سپلائر، برانچ، بنانے والا اور کل رقم دکھاتا ہے۔

ڈیلیوری وصول کریں

جب سامان پہنچے تو PO کھولیں اور Receive Stock دبائیں۔ پھر StyleDesk:

• ہر لائن کی مقدار وصول کرنے والی برانچ کے اسٹاک میں شامل کرتا ہے، جو ہر پروڈکٹ کے Stock Ledger میں Purchase Received کے طور پر نظر آتی ہے؛
• ہر پروڈکٹ کی Cost Price اس آرڈر کی فی یونٹ لاگت پر کر دیتا ہے، اور اس کی Cost History میں سپلائر کے نام کے ساتھ ایک لائن شامل کرتا ہے؛
• PO کو Received نشان زد کرتا ہے؛ Receiving History ٹیب بتاتا ہے کہ کب۔

وصولی ایک ہی بار میں ہوتی ہے: آرڈر کا کچھ حصہ ابھی اور باقی بعد میں وصول کرنے کا کوئی طریقہ نہیں۔ اگر سپلائر آرڈر سے کم یونٹس دے تو آرڈر وصول کریں اور پھر کم آنے والے یونٹس Manual Decrease اسٹاک ایڈجسٹمنٹ سے درج کریں، نوٹس میں PO نمبر کے ساتھ۔ بڑے بیک آرڈر کے لیے بہتر ہے کہ باقی آنے والی اشیا کا الگ PO بنائیں۔

آرڈرز ڈھونڈنا

Purchase Orders لسٹ میں PO Number، Supplier، Branch، Status، Total Amount اور Created Date نظر آتے ہیں۔ PO نمبر یا سپلائر سے تلاش کریں، یا اسٹیٹس سے فلٹر کریں۔ جب صفحے کے اوپر کوئی برانچ منتخب ہو تو صرف اسی برانچ کے آرڈرز دکھائے جاتے ہیں؛ سب دیکھنے کے لیے All Branches پر جائیں (دیکھیں برانچ بدلنا)۔

مالکان اور مینیجرز پرچیز آرڈرز بنا، سبمٹ اور وصول کر سکتے ہیں۔ ریسیپشنسٹ انہیں دیکھ سکتے ہیں۔