رہنمائی › انوینٹری

اپنی پروڈکٹس شامل کرنا اور سنبھالنا

ریٹیل اور پروفیشنل پروڈکٹس کیسے شامل کریں، SKU، بارکوڈ، لاگت اور ریٹیل قیمت کیسے طے کریں، ہر برانچ کا اسٹاک کیسے دیکھیں، اور جو پروڈکٹس اب نہیں رکھتے انہیں آرکائیو کیسے کریں۔

آپ کی پروڈکٹ لسٹ انوینٹری کی ہر چیز کی بنیاد ہے: پرچیز آرڈرز، اسٹاک ایڈجسٹمنٹس اور ٹرانسفرز سب اسی سے پروڈکٹس چنتے ہیں۔ ہر پروڈکٹ ایک بار درست قیمتوں کے ساتھ سیٹ اپ کریں، پھر اسٹاک کے اعداد خود سنبھلتے رہتے ہیں۔

پروڈکٹ لسٹ کھولیں

سائیڈ بار میں Inventory → Products کھولیں۔ لسٹ میں ہر پروڈکٹ اپنے SKU اور بارکوڈ، Category، Brand اور Retail Price کے ساتھ نظر آتی ہے۔ سرچ باکس استعمال کریں (یہ SKU، بارکوڈ اور نام میں تلاش کرتا ہے)، All Categories اور All Brands فلٹرز، یا Low Stock Only ٹک کریں تاکہ وہ پروڈکٹس نظر آئیں جو کم از کم ایک برانچ میں کم ہو رہی ہیں۔

پروڈکٹ شامل کریں

1. Add Product دبائیں۔
2. Product Name ویسے لکھیں جیسے اسٹاف کو اور بلوں پر نظر آنا چاہیے۔
3. SKU (Auto-generated if blank): آپ کا اپنا پروڈکٹ کوڈ۔ خالی چھوڑیں تو StyleDesk پروڈکٹ کو PRD-00001 سیریز کا اگلا کوڈ دے دیتا ہے۔ ہر SKU منفرد ہونا چاہیے۔
4. Barcode: پیک پر لگا بارکوڈ اسکین کریں یا لکھیں۔ صرف ہندسے، اور دو پروڈکٹس کا ایک ہی بارکوڈ نہیں ہو سکتا۔ خالی چھوڑیں تو StyleDesk آپ کے لیے 12 ہندسوں کا نمبر بنا دیتا ہے۔
5. Category اور Brand چنیں۔ اگر جو چاہیے وہ موجود نہ ہو تو + Add New Category یا + Add New Brand چنیں، نام لکھیں اور Save دبائیں؛ فارم چھوڑے بغیر وہ شامل ہو کر منتخب ہو جاتا ہے۔
6. Cost Price (جو آپ سپلائر کو دیتے ہیں) اور Retail Price (جو کلائنٹ دیتا ہے) لکھیں، مثلاً Rs 900 اور Rs 1,400۔ دونوں میں سے کوئی بھی منفی نہیں ہو سکتی۔
7. Save Product دبائیں۔

نئی پروڈکٹ صفر اسٹاک سے شروع ہوتی ہے۔ اسٹاک پرچیز آرڈر، اسٹاک ایڈجسٹمنٹ، کسی اور برانچ سے ٹرانسفر، یا ایکسل سے امپورٹ کرتے وقت Opening Stock کالم کے ذریعے آتا ہے۔ سینکڑوں پروڈکٹس شامل کرنا امپورٹ سے کہیں جلدی ہوتا ہے۔

پروڈکٹ کا صفحہ

پروڈکٹ کے نام پر کلک کر کے اس کا صفحہ کھولیں۔ ہیڈر میں SKU، بارکوڈ، ریٹیل اور لاگت کی قیمت نظر آتی ہے، ساتھ Edit Product اور Archive بٹن۔ نیچے تین ٹیبز ہیں:

• Stock Overview: ہر اس برانچ کی ایک قطار جس میں یہ پروڈکٹ موجود ہے، Current Stock، Reorder Level اور Shelf Location کے ساتھ۔ اسٹاک ہمیشہ برانچ کے حساب سے رکھا جاتا ہے، اس لیے ایک ہی پروڈکٹ ایک برانچ میں وافر اور دوسری میں کم ہو سکتی ہے۔
• Stock Ledger: اسٹاک کی ہر تبدیلی، تاریخ، برانچ، قسم (مثلاً Purchase Received، Sale، Damaged، Transfer In) اور شامل یا کم کی گئی مقدار کے ساتھ۔
• Cost History: ہر بار اس پروڈکٹ کا پرچیز آرڈر وصول ہونے پر ادا کی گئی فی یونٹ لاگت، اور کس سپلائر سے۔

ری آرڈر لیول

ری آرڈر لیول وہ تعداد ہے جس پر کوئی پروڈکٹ کسی برانچ میں کم اسٹاک شمار ہوتی ہے۔ یہ ہر برانچ کے لیے Import from Excel (Reorder Level کالم) کے ذریعے طے ہوتا ہے، جب صفحے کے اوپر وہی برانچ منتخب ہو۔ جب تک آپ اسے طے نہ کریں یہ 0 رہتا ہے، اس لیے پروڈکٹ صرف ختم ہونے پر کم دکھائی دیتی ہے۔ کم اسٹاک کہاں نظر آتا ہے، یہ جاننے کے لیے دیکھیں اسٹاک لیول دیکھنا۔

پروڈکٹ میں ترمیم کریں

قطار کا مینو کھولیں اور Edit Product چنیں، یا اس کے صفحے پر Edit Product دبائیں۔ آپ نام، SKU، بارکوڈ، کیٹیگری، برانڈ اور دونوں قیمتیں بدل سکتے ہیں۔ جب بھی اس پروڈکٹ کا پرچیز آرڈر وصول ہوتا ہے تو نئی لاگت کی قیمت بھی خود بخود لگ جاتی ہے۔

پروڈکٹ آرکائیو کریں

جب آپ کوئی چیز رکھنا بند کر دیں تو قطار کے مینو یا پروڈکٹ کے صفحے سے Archive چنیں اور تصدیق کریں۔ پروڈکٹ لسٹ سے ہٹ جاتی ہے اور پرچیز آرڈرز، ایڈجسٹمنٹس یا فروخت کے لیے مزید پیش نہیں کی جاتی۔ اس کی پرانی نقل و حرکت ریکارڈ میں رہتی ہے۔

پروڈکٹس شامل کرنا، ان میں ترمیم کرنا اور انہیں آرکائیو کرنا مالکان اور مینیجرز کا کام ہے۔ ریسیپشنسٹ پروڈکٹس اور ان کا اسٹاک دیکھ سکتے ہیں لیکن بدل نہیں سکتے۔