طلب المخزون بأوامر الشراء
كيف تصدر أمر شراء لمورّد، وتضيف المنتجات والتكاليف، وترسله، وتستلم التسليم في مخزون الفرع.
يسجّل أمر الشراء (PO) ما طلبته من المورّد، ولأي فرع، وبأي تكلفة. وعندما يصل التسليم، يضيف استلام أمر الشراء المخزون إلى ذلك الفرع في خطوة واحدة ويُبقي أسعار التكلفة محدّثة.
مراحل أمر الشراء
- Draft: ما زلت تضيف المنتجات. لم يتغير شيء في المخزون.
- Submitted: الطلب نهائي وأُرسل إلى المورّد. لا يمكن إضافة منتجات أخرى.
- Received: سُجّل التسليم وأُضيف المخزون.
أنشئ الطلب
- افتح Inventory → Purchase Orders واضغط New Purchase Order (أو New PO في لوحة Inventory).
- اختر Supplier وReceiving Branch، وهو الفرع الذي ستُسلَّم إليه البضاعة. يجب أن يكون المورّد موجودًا مسبقًا في قائمة المورّدين.
- اضغط Create Draft PO. تُفتح صفحة أمر الشراء برقمه (مثلًا PO-00001) والحالة Draft.
أضف المنتجات
- في تبويب Line Items اختر Product. تعرض القائمة التكلفة الحالية لكل منتج.
- أدخل Quantity. يُملأ Unit Cost بسعر التكلفة الحالي للمنتج؛ غيّره إذا عرض المورّد سعرًا مختلفًا.
- اضغط Add Item. كرر ذلك لكل منتج. يتحدّث Total PO Amount أولًا بأول.
راجع البنود بعناية: بعد إضافة البند لا يمكن تغييره أو حذفه من الطلب.
أرسل الطلب
عندما تكتمل القائمة اضغط Submit PO. تتغير الحالة إلى Submitted ويُقفل الطلب. يعرض تبويب Overview المورّد والفرع ومن أنشأه والإجمالي.
استلم التسليم
عندما تصل البضاعة، افتح أمر الشراء واضغط Receive Stock. عندها يقوم StyleDesk بما يلي:
- يضيف كمية كل بند إلى مخزون الفرع المستلم، وتظهر بوصف Purchase Received في Stock Ledger لكل منتج؛
- يضبط Cost Price لكل منتج على تكلفة الوحدة في هذا الطلب، ويضيف سطرًا إلى Cost History الخاص به باسم المورّد؛
- يعلّم أمر الشراء Received؛ ويعرض تبويب Receiving History متى تم ذلك.
الاستلام يتم دفعة واحدة: لا توجد طريقة لاستلام جزء من الطلب الآن والباقي لاحقًا. إذا سلّم المورّد وحدات أقل مما طُلب، فاستلم الطلب ثم سجّل الوحدات الناقصة بنوع Manual Decrease عبر تعديل المخزون، مع رقم أمر الشراء في الملاحظات. أما الطلبية المتأخرة الكبيرة فالأنظف أن تصدر لها أمر شراء منفصلًا للأصناف التي لم تصل بعد.
العثور على الطلبات
تعرض قائمة Purchase Orders PO Number وSupplier وBranch وStatus وTotal Amount وCreated Date. ابحث برقم أمر الشراء أو بالمورّد، أو صفِّ حسب الحالة. عندما يكون فرع محددًا أعلى الصفحة، تُعرض طلبات ذلك الفرع فقط؛ انتقل إلى All Branches لرؤيتها كلها (انظر تبديل الفرع).
يستطيع المالكون والمديرون إنشاء أوامر الشراء وإرسالها واستلامها. ويستطيع موظفو الاستقبال عرضها.