أدلة › الدفع والمدفوعات

استرداد دفعة

كيف تسترد دفعة كلها أو جزءًا منها في StyleDesk، ومن المسموح له بذلك، وما الذي يتغير في الفاتورة ونقاط الولاء والعمولة، وكيف تصحح دفعة سُجلت خطأً.

الاسترداد يعيد مالًا مقابل دفعة قُبضت بالفعل: خدمة لم يرضَ عنها العميل، أو دفعة سُجلت بطريقة خاطئة. يحتفظ StyleDesk بالدفعة الأصلية ويضيف الاسترداد بجانبها، فتعرض الفاتورة دائمًا ما حدث فعلًا.

من يستطيع الاسترداد

افتراضيًا، المالك وحده يستطيع إصدار الاستردادات. يستطيع المديرون وموظفو الاستقبال وأمناء الصندوق قبض المدفوعات لا استردادها (انظر حسابات الدخول والأدوار). قد يرون زر Refund على الدفعة، لكن لا يُفتح شيء عند النقر عليه.

أصدر استردادًا

1. اذهب إلى Point of Sale، وابحث عن الفاتورة (انظر إيجاد فاتورة) وانقر Manage.
2. تحت Payment History، انقر Refund بجوار الدفعة التي تستردها. إذا دفع العميل على أجزاء، فاختر الجزء الذي يطابق طريقة إعادتك للمال: دفعة البطاقة لاسترداد بالبطاقة، والدفعة النقدية للنقد.
3. يكون Refund Amount مملوءًا بأقصى ما يمكن استرداده بعدُ من تلك الدفعة، ويظهر بوصفه Max. اتركه لاسترداد كامل أو اكتب مبلغًا أصغر.
4. اكتب Reason من 10 أحرف على الأقل، مثل "أعيدت الصبغة، العميلة غير راضية عن الدرجة". يُحفظ مع الاسترداد.
5. انقر Issue Refund. تؤكده رسالة في أعلى الصفحة، أو تذكر ما كان الخطأ.

يمكن استرداد الدفعة الواحدة أكثر من مرة، مثلًا Rs 500 اليوم وRs 500 الأسبوع القادم، حتى يُعاد مبلغها كله. لا يمكنك استرداد إلا فواتير الفرع الذي تعمل فيه.

يُسجل الاسترداد بطريقة الدفعة الأصلية نفسها. لا ينقل StyleDesk المال بنفسه: أعِد النقد باليد، أو اعكس العملية على جهاز البطاقات.

ما الذي يتغير بعد الاسترداد

• يظهر الاسترداد في Payment History كمبلغ سالب.
• تصبح حالة الفاتورة Partially Refunded، أو Refunded بعد إعادة كل شيء.
• يرتفع Balance Due مجددًا بمقدار المبلغ المسترد ويظهر Pay Balance مرة أخرى. هذا لا يعني أن العميل مدين به؛ اتركه ما لم تكن ستقبض الدفعة من جديد (أدناه).
• تُسحب نقاط الولاء التي كسبها العميل على تلك الدفعة بالتناسب: استرد نصف الدفعة فيُحذف نصف نقاطها.
• عمولة المصفف لا تتغير بالاسترداد الذي يتم هنا. إذا كان الاسترداد عن خدمة، فخذه في الحسبان عند دفع أجر المصفف (انظر الأجر والعمولة).

استرداد أم إلغاء؟

لا يوجد زر void في البوابة. الإلغاء (void) يلغي فاتورة كاملة، والفاتورة التي عليها دفعات لا يمكن إلغاؤها إلا بعد استرداد المال، لذا فالاسترداد عمليًا هو طريقة التراجع عن دفعة.

لتصحيح دفعة سُجلت بطريقة خاطئة، مثلًا Rs 2,000 أُدخلت نقدًا بينما دفع العميل بالبطاقة:

1. استرد تلك الدفعة كاملة، مع سبب مثل "أُدخلت نقدًا بالخطأ، دفع العميل بالبطاقة".
2. انقر Pay Balance واقبض الدفعة من جديد بالطريقة الصحيحة.

تعرض الفاتورة بعدها Partially Refunded بدلًا من Paid، وهذا سجل صادق لما حدث في الاستقبال.

الفاتورة التي لم يُدفع عليها شيء لا تحتاج إلى استرداد. لكن بنودها لا يمكن تعديلها في البوابة، فراجعها قبل قبض الدفع.